Module Business : simulations, demandes de devis, devis (achat ou LLD) et paiements

Module vendu séparément de l'abonnement WonTrail et activé par notre équipe, sur demande (contact@wontrail.com). ⚠️ = texte provisoire, non validé juridiquement : vous restez responsable de vos devis, contrats et factures.

Le module Business relie ce qui se passe sur votre site (une simulation, une demande de devis) au devis que vous envoyez, à son acceptation par le client et aux paiements reçus. Le chiffre d'affaires compte quand l'argent est encaissé, pas quand le devis est signé. La suite (catalogue, échéancier, analytics, automatisations, export comptable) est décrite dans Module Business — suite : CRM, catalogue, marque, échéancier, analytics, automatisations, factures.

En bref :

• Business sert à : devis (achat, LLD, achat ou LLD), acceptation en ligne, suivi des paiements enregistrés à la main, ventes, LLD, automatisations internes (tâches, rappels…) et exports (CSV).
• Factures et avoirs que vous émettez, en votre nom, avec l'outil (complète, acompte, solde, avoirs partiels) : fonction fermée par défaut, ouverte au cas par cas, sur décision de WonTrail ; sinon, gardez votre logiciel de facturation (export CSV). Voir Module Business : clients particuliers, factures et avoirs.
• Le paiement en ligne est fermé : vous enregistrez vous-même les paiements reçus (virement, chèque, financement…). WonTrail n'encaisse rien.
• Aucune relance automatique n'est envoyée à vos clients ; seuls partent le devis, le code d'acceptation, la confirmation et l'accusé de rétractation d'un particulier, et la facture que vous envoyez.
• Clients particuliers : information précontractuelle, formulaire type, médiateur, confirmation par e-mail et rétractation en ligne (« Renoncer au contrat ici ») sont pris en charge ; leurs paiements ne sont pas enregistrés dans WonTrail (sauf vendeur en franchise en base). Voir Module Business : clients particuliers, factures et avoirs.
• Les textes marqués ⚠️ (acceptation électronique, mentions, LLD) sont provisoires : ils ne sont pas validés juridiquement ; faites-les relire par votre conseil avant un usage contractuel.

Tutoriel vidéo (sans son, sous-titré à l'écran, données fictives) : WonTrail Business : du devis au paiement — 2 min.

1. Activation ✅

Le module est activé par WonTrail, organisation par organisation, sur demande. Tant qu'il ne l'est pas, rien n'est visible. Une fois activé : un menu Business, une section Business dans chaque fiche de prospect, et la page Business → Identité légale du vendeur. Si l'activation a une date de fin, un bandeau prévient le Propriétaire et les Administrateurs 30 jours avant la fin de votre accès Business (« Votre accès au module Business se termine le … »). Le retirer masque les écrans sans effacer vos données : tant que votre compte existe, vos devis envoyés restent consultables en lecture seule (Propriétaire, Admin) depuis les Paramètres, et vos factures et avoirs restent consultables et exportables en lecture seule par le Propriétaire et les Administrateurs, même si la fonction factures ou le module est ensuite retiré ; exportez-les régulièrement. L'export comptable (CSV) reste lui aussi possible en lecture seule après la fin du module (Propriétaire, Admin). Vos clients ne peuvent plus consulter, accepter ni refuser un devis non accepté (« Ce devis n'est plus disponible en ligne ») ; un devis accepté reste consultable. À la clôture de votre compte, les données sont supprimées selon les conditions générales : exportez vos factures et avoirs avant.

2. Qui peut faire quoi ✅

Ces règles sont appliquées par la base de données elle-même, pas seulement par l'affichage.

3. Identité légale du vendeur ✅

Accès : page Business → bouton « Identité légale du vendeur ». À remplir avant le premier envoi (Propriétaire ou Admin). Tant qu'un champ obligatoire manque, l'envoi est bloqué et la liste des champs manquants s'affiche ; « Profil complet : les devis peuvent être envoyés. » quand tout y est.

Changer un paramètre ne modifie jamais un devis déjà envoyé : chaque devis envoyé garde l'identité, les conditions et la validité du moment de l'envoi.

La même page contient aussi Conformité : clients et documents (CGV, médiateur, régime de TVA, nature des opérations, taille), Factures (si elles sont ouvertes pour votre organisation), Marque des devis et Affichage des simulateurs : voir 10 § 2. Pour facturer, le champ « SIRET / RCS » doit contenir un SIREN valide (les 9 premiers chiffres).

4. Ce qui arrive depuis votre site ✅

Avec l'extension WordPress (1.4.2 ou plus récente) ou l'API, la fiche du prospect montre :

• Simulations : les réponses et les résultats d'un simulateur, rattachés au prospect dès qu'il laisse ses coordonnées (y compris une simulation faite après le formulaire, par le même visiteur). Les libellés se règlent dans Business → Identité légale du vendeur → Affichage des simulateurs.
• Demandes de devis : les produits, quantités et prix affichés sur le site (indicatifs), le projet, le message et, si votre fiche produit la porte, la mensualité LLD du produit (réglage « Méta produit contenant la mensualité LLD » du formulaire Devis dans l'extension, par exemple _lld_price).

5. Créer et préparer un devis ✅

1. Fiche du prospect → Créer le devis depuis cette demande (lignes et mensualités reprises) ou Créer un devis.
2. Offre proposée → Type d'offre : « Achat comptant », « Location longue durée (LLD) » ou « Achat ou LLD, au choix du client » (§ 6).
3. Contenu du brouillon : titre, validité, conditions de paiement, remarques visibles par le client, client (Type de client : « Professionnel » ou « Particulier » ; nom, société, e-mail destinataire, téléphone, adresse, adresse de livraison ou d'exécution ; pour un professionnel : SIREN, pays du client (code à 2 lettres, vide = France) et n° de TVA intracommunautaire), lignes (produit, description, référence, quantité, prix unitaire HT, remise HT, TVA %, et pour une LLD « LLD HT / mois / unité »). Une ligne à 0 € est signalée. Pour un particulier, remplissez aussi les Conditions pour un particulier : voir Module Business : clients particuliers, factures et avoirs.
4. Enregistrer le brouillon, puis relire l'Aperçu du devis : totaux calculés par WonTrail.
5. Dupliquer crée un nouveau brouillon avec les mêmes lignes. Imprimer / PDF : le document tel que le client le verra.

6. Achat, LLD ou achat ou LLD ✅

• Achat comptant : totaux HT, TVA, TTC et conditions de paiement.
• Location longue durée (LLD) : seulement les mensualités (HT, TVA, TTC) et la durée ; aucun prix comptant n'est proposé ni signé, et les conditions de paiement comptant (acompte, solde) ne sont pas affichées. Le champ « Conditions de la LLD » ne contient que ce que le financeur vous a fourni ⚠️ : WonTrail n'invente rien.
• Achat ou LLD, au choix du client : deux blocs séparés, « Option 1 — Achat comptant » et « Option 2 — Location longue durée », avec la mention « les montants ne s'additionnent pas ». Les conditions de paiement ne concernent que l'option 1. Le client doit choisir une option pour accepter.
• Après acceptation d'une LLD : rien n'est dû au comptant. Dans Financement de la LLD, saisissez le montant financé par l'organisme quand vous le connaissez ; seul son règlement (moyen « Financement ») compte dans le CA encaissé. La mensualité × durée n'est jamais comptée comme chiffre d'affaires.

7. Envoyer ✅

Envoyer au client attribue le numéro, fige cette version et crée un lien personnel valable jusqu'à la date de validité (fin de journée, heure de Paris). Le client reçoit un e-mail « <vendeur> via WonTrail ». Si l'e-mail ne part pas, le lien est affiché une seule fois pour être transmis autrement (Copier le lien).

• Renvoyer au client : même version, nouveau lien (l'ancien est désactivé).
• Créer une nouvelle version : seule façon de modifier un devis envoyé ; le client verra la nouvelle version. Son lien suit la validité de cette version ; si le devis avait expiré, elle repart avec votre validité par défaut.
• Envoi bloqué tant que le brouillon a des modifications non enregistrées ; limité à 5 envois par devis et 200 par organisation sur 24 h.

8. Côté client : consulter, accepter, refuser ✅ (texte d'acceptation ⚠️)

La page du devis (« de la part de <vendeur> ») montre le document complet et son empreinte.

• Accepter : pour « achat ou LLD », choisir d'abord l'offre ; puis Recevoir le code (6 chiffres, par e-mail, valable 10 minutes) → nom et prénom (fonction et société facultatives) → code → case d'acceptation, dont le texte nomme l'offre choisie ⚠️ → J'accepte ce devis (pour un particulier : J'accepte ce devis — commande avec obligation de paiement). Le devis passe à Accepté, le prospect à Gagné — non payé ; vous recevez un e-mail. Aucun chiffre d'affaires n'est encore compté. Un particulier reçoit en plus un e-mail de confirmation et peut se rétracter en ligne pendant le délai légal (statut Rétracté) : voir le guide 12. Si cette confirmation n'est pas partie, la page du devis l'indique : « La confirmation du contrat n'est pas partie : le client ne l'a pas reçue. Elle est obligatoire (support durable, art. L221-13 du Code de la consommation). » Cliquez sur Renvoyer la confirmation : le même contenu figé (version acceptée) est renvoyé à l'adresse du client indiquée dans le devis.
• Preuve : version acceptée, offre choisie, texte affiché et son empreinte, code consommé, horodatage. Il s'agit d'une acceptation électronique simple, pas d'une signature électronique qualifiée ⚠️.
• Refuser ce devis : le client doit d'abord recevoir le même code à 6 chiffres (il sert à accepter ou à refuser, et confirme que c'est bien lui) ; motif facultatif ; vous êtes prévenu.
• Un lien désactivé, expiré ou d'un devis annulé ne montre plus le contenu (un devis accepté reste consultable).

9. Paiements et chiffre d'affaires ✅

Sur un devis accepté en achat : Enregistrer un paiement — montant reçu TTC (la part HT est calculée), nature (acompte, échéance, solde, paiement intégral, autre), moyen, état, date, référence. Le montant proposé est le reste dû, paiements en attente déduits. Un paiement reçu crée une vente « Paiement de devis » : elle compte dans le CA encaissé, le reporting et la commission du partenaire du prospect. Rembourser diminue le CA encaissé d'autant : dans le reporting, la vue d'ensemble et le menu Business, le remboursement compte à sa date (un paiement d'août remboursé en octobre diminue le CA d'octobre, pas celui d'août). La commission d'une vente reste celle calculée à son enregistrement, pour le partenaire de ce moment : changer le partenaire du prospect ou son taux ne modifie pas les ventes passées ; un remboursement partiel la réduit au prorata. Le paiement qui solde le devis reprend le HT restant : la somme des HT encaissés égale le HT signé, au centime près. Un devis encaissé (ou avec un paiement en attente) ne peut plus être annulé, ni un devis dont une facture n'est pas entièrement annulée par des avoirs. WonTrail enregistre les paiements : il n'encaisse rien. Client particulier : ses paiements ne sont pas enregistrés dans WonTrail (un logiciel qui enregistre les règlements de particuliers est considéré par l'administration fiscale comme un système de caisse : CGI art. 286 I 3° bis, BOFiP), sauf si vous êtes en franchise en base de TVA ; la page du devis l'explique à la place du formulaire. Une offre LLD ne peut pas être envoyée à un particulier.

Pas de double comptage : une vente saisie à la main (menu Ventes) sur un prospect qui a un devis accepté est refusée tant que vous ne confirmez pas qu'il s'agit d'une autre vente. Dans la vue d'ensemble et le reporting, comme dans les écrans Liens et Partenaires (liste et fiche), les paiements d'un même devis (acompte, échéances, solde) comptent pour une seule vente ; le chiffre d'affaires reste la somme des paiements. Sur une période (« 30 derniers jours »…), un devis dont le premier paiement est antérieur à la période ajoute son CA, sans compter une nouvelle vente.

Anonymisation d'un prospect (à sa demande, Propriétaire ou Admin) : ses liens de devis sont désactivés (page « indisponible », même pour un devis accepté), le message et le projet de ses demandes de devis sont effacés, le client de ses brouillons est vidé, et plus rien ne peut lui être rattaché depuis votre site. Aucun nouveau devis, aucun client ressaisi et aucun envoi ne sont possibles pour lui. Les devis déjà envoyés et la preuve d'acceptation restent en l'état (pièces commerciales) ⚠️.

Menu Business : entonnoir, taux d'acceptation, valeurs proposée, signée, encaissée et reste à encaisser ; mensualités LLD proposées et signées à part.

10. Dépannage ✅