Module Business : clients particuliers, factures et avoirs

Module vendu séparément de l'abonnement WonTrail et activé par notre équipe, sur demande (contact@wontrail.com). ⚠️ = texte provisoire, non validé juridiquement : vous restez responsable de vos devis, contrats et factures.

Tutoriel vidéo (sans son, sous-titré, données fictives) : WonTrail Business : particuliers, factures et avoirs.

1. Devis à un client particulier

Avant le premier devis (Propriétaire ou Admin, une fois)

Business → Identité légale du vendeur → Conformité (bouton « Identité légale du vendeur » de la page Business, section « Conformité : clients et documents ») :

Sans CGV ni médiateur, un devis à un particulier ne part pas (message « renseignez d'abord… »).

Dans le devis

1. Client → Particulier (le SIREN disparaît). Offre : Achat comptant uniquement — une location (LLD) ne peut pas être envoyée à un particulier dans WonTrail.
2. Conditions pour un particulier :
   • nature : biens, services, ou les deux ;
   • droit de rétractation (14 jours) : « S'applique » (cas général) ou « Exclu (exception légale) » — choisissez alors l'exception de l'article L221-28 (sur mesure, périssable, descellé…) et expliquez-la ;
   • biens : frais de renvoi (vous ou le client), précision facultative. En cas de doute, laissez le droit de rétractation s'appliquer.
3. Enregistrer, vérifier l'aperçu (bloc « Informations pour le consommateur », formulaire type de rétractation, garanties légales, médiateur), puis Envoyer.

Ce que voit votre client

• le devis avec les prix TTC, l'information sur la rétractation et le formulaire type ;
• l'acceptation par code reçu par e-mail ⚠️ (texte « consommateur », bouton « J'accepte ce devis — commande avec obligation de paiement ») ;
• après l'acceptation, un e-mail de confirmation (contenu, empreinte, rappel de ses droits) ;
• sur la page du devis, pendant le délai : « Renoncer au contrat ici » → nom, e-mail → « Confirmer la rétractation » ; il reçoit aussitôt un accusé de réception par e-mail, à l'adresse figurant sur le devis (et en copie à l'adresse saisie dans le formulaire si elle est différente), et vous êtes prévenu ;
• prestation de services : il peut demander le commencement avant la fin du délai (case à cocher) ; cette demande lui est confirmée par e-mail, à l'adresse figurant sur le devis ;
• la rétractation en ligne passe par le lien qui a servi à accepter le devis : il reste utilisable pendant tout le délai. Un lien désactivé (par exemple remplacé par un envoi plus récent) ne permet plus de se rétracter.

Ce que vous voyez et faites

• Délai : services → 14 jours après l'acceptation ; biens → 14 jours après la livraison : saisissez la date de livraison sur la page du devis (une seule fois). Si le dernier jour tombe un samedi, un dimanche ou un jour férié, il est reporté au jour ouvrable suivant (calcul automatique).
• Rétractation : statut « Rétracté », nom et e-mail du client, date. Remboursez tous les paiements reçus (livraison standard comprise) sous 14 jours — pour un bien, vous pouvez différer le remboursement jusqu'à la récupération du bien ou jusqu'à ce que le client fournisse la preuve de son expédition, la première de ces dates étant retenue (C. conso L221-24).
• Paiements d'un particulier : WonTrail ne les enregistre pas (un logiciel qui enregistre les règlements de particuliers est considéré par l'administration fiscale comme un système de caisse : CGI art. 286 I 3° bis, BOFiP) — suivez-les dans votre logiciel de caisse. Seule exception : vendeur en franchise en base de TVA. Une offre LLD ne peut pas être envoyée à un particulier.

2. Factures et avoirs (émis par vous, en votre nom)

C'est vous qui émettez vos factures et vos avoirs, en votre nom, avec l'outil WonTrail : WonTrail ne les émet pas à votre place. Fonction fermée par défaut, ouverte au cas par cas, sur décision de WonTrail.

Réglages (Propriétaire ou Admin)

Business → Identité légale du vendeur → Factures (visible seulement si les factures sont ouvertes) : préfixes (par défaut FA et AV, verrouillés dès le premier document), échéance par défaut (60 jours au plus), pénalités de retard (vide = taux légal : BCE + 10 points), escompte (vide = « Pas d'escompte pour paiement anticipé »). Vérifiez aussi : immatriculation avec SIREN valide, adresse, n° de TVA (ou mention d'exonération si vous êtes en franchise), régime de TVA et nature de l'activité. En franchise en base de TVA, la mention d'exonération du profil doit contenir « 293 B » (par exemple « TVA non applicable, art. 293 B du CGI ») : sinon, l'émission de la facture est refusée avec un message.

Émettre une facture

Page d'un devis accepté en achat → section Factures (Propriétaire, Admin ou Manager) :

Échéance (vide = délai par défaut), date de livraison ou d'exécution si différente, n° de bon de commande du client (facultatif), langue de la facture (français par défaut) → Émettre. Une facture émise est définitive : jamais modifiée ni supprimée.

Mentions reprises automatiquement : vos identité, adresse, SIREN, n° de TVA ; le client (SIREN obligatoire pour un professionnel), adresse de livraison, nature des opérations, lignes, remises, TVA par taux, totaux, échéance ; entre professionnels : pénalités de retard, indemnité forfaitaire de 40 €, escompte ; pour un particulier : médiateur. Option « TVA sur les débits » si vous l'avez choisie.

Envoyer, imprimer, exporter

• Envoyer au client : le document complet part par e-mail, à votre nom (journal des envois sur la page).
• Imprimer / PDF depuis la page de la facture.
• Business → Factures (bouton en haut de la vue d'ensemble) : liste des factures et avoirs (numéro, type, date, client, devis, échéance, total TTC), 50 par page.
• Business → vue d'ensemble → Export comptable, contenu « Factures et avoirs émis » : une ligne par document et par taux de TVA (voir 10 § 10).

Avoir

Page de la facture → Créer un avoir : montant TTC (vide = tout le restant) et motif (obligatoire). Plusieurs avoirs partiels possibles, jamais au-delà du restant. Un avoir n'est jamais annulé par un autre avoir. L'avoir reprend la langue de la facture.

Limites à connaître

• LLD : pas de facture dans WonTrail (le bailleur facture).
• Grandes entreprises et ETI : émission refusée (la facture électronique est déjà obligatoire pour elles).
• Facture électronique : obligatoire à l'émission pour les PME au 1er septembre 2027, via une plateforme agréée. WonTrail n'est pas une plateforme agréée ; une intégration est envisagée. D'ici là, voyez avec votre expert-comptable la solution à retenir pour l'obligation de facturation électronique.
• Client hors de France : renseignez son pays (code à 2 lettres) et son n° de TVA ; le devis est possible, mais la facture n'est pas prise en charge dans WonTrail (autoliquidation, exportation, ventes à distance) : facturez ce client avec votre logiciel habituel.
• Avoir partiel sur une facture complète : WonTrail ne permet pas ensuite d'émettre une nouvelle facture pour la part créditée (ni facture complète, ni facture de solde) — limite connue de cette version. Pour refacturer, créez un avoir pour le restant de la facture (elle est alors entièrement annulée), puis émettez une nouvelle facture complète ; ou facturez la différence avec votre logiciel habituel.
• Conservation : tant que votre compte existe, vos devis envoyés restent consultables en lecture seule (Propriétaire, Admin) depuis Paramètres (« Voir mes devis envoyés »), même après la fin du module Business (fin de bêta, fin d'abonnement au module). Vos factures et avoirs restent consultables et exportables en lecture seule par le Propriétaire et les Administrateurs, même si la fonction factures ou le module est ensuite retiré ; exportez-les régulièrement (« Voir mes factures et avoirs » dans les Paramètres). Un bandeau vous prévient 30 jours avant la fin de votre accès Business. À la clôture de votre compte, les données sont supprimées selon les conditions générales : exportez vos factures et avoirs avant. Vous restez tenu de les conserver 10 ans.

3. Messages et dépannage