Module Business : tutoriels et FAQ
Module vendu séparément de l'abonnement WonTrail et activé par notre équipe, sur demande (contact@wontrail.com). ⚠️ = texte provisoire, non validé juridiquement : vous restez responsable de vos devis, contrats et factures.
Tutoriel vidéo (sans son, sous-titré, données fictives) : WonTrail Business : du devis au paiement — 2 min.
A. Tutoriel administrateur : démarrer en 20 minutes
Pour le Propriétaire ou un Admin, une seule fois.
| # | Où | Quoi | C'est bon quand… |
|---|---|---|---|
| 1 | — | Demander l'activation à contact@wontrail.com (lien « Nous contacter » de la page Tarifs) | le menu Business apparaît |
| 2 | Business → Identité légale du vendeur | Raison sociale, SIRET/RCS, TVA (ou mention d'exonération), adresse, e-mail commercial | « Profil complet : les devis peuvent être envoyés. » |
| 3 | Business → Identité légale du vendeur | Nom commercial, logo, couleur, expéditeur des e-mails, préfixe (DEV), validité (30 j), conditions de paiement, durée LLD | l'aperçu d'un devis vous ressemble |
| 4 | Business → Identité légale du vendeur | Mentions légales complémentaires ⚠️ (pénalités de retard, indemnité forfaitaire de 40 €, escompte) | relues par votre conseil |
| 4 bis | Business → Identité légale du vendeur → Conformité | CGV (lien https), médiateur de la consommation (si vous vendez à des particuliers), régime de TVA, nature de vos opérations, taille | « Réglages de conformité enregistrés. » |
| 4 ter | Business → Identité légale du vendeur → Factures (si ouvertes) | Préfixes (FA, AV), échéance par défaut, pénalités, escompte ; « SIRET / RCS » avec un SIREN valide | « Réglages des factures enregistrés. » |
| 5 | Business → Catalogue | Vos produits : nom, référence, prix HT, TVA, mensualité LLD (import CSV possible : Vérifier, puis Importer) | le catalogue liste vos articles |
| 6 | Business → Automatisations | Une première règle : « Devis envoyé, toujours sans réponse » + 3 jours → tâche « Relancer le devis » | la règle est Active |
| 7 | Paramètres → Membres | Inviter vos commerciaux (rôle Commercial : ils ne voient que leurs prospects) | l'invitation est acceptée |
| 8 | Extension WordPress | Formulaire Devis : réglage « Méta produit contenant la mensualité LLD » si vos fiches produit la portent | une demande de test arrive avec ses mensualités |
| 9 | Un prospect de test (votre adresse) | Créer un devis, l'envoyer à vous-même, l'ouvrir, ne pas l'accepter | le lien s'ouvre, le document est juste |
| 10 | Business | Vue d'ensemble : proposé, signé, encaissé | les chiffres correspondent |
À savoir avant de vendre : l'acceptation est une acceptation électronique simple, pas une signature qualifiée ⚠️ ; les factures et avoirs (que vous émettez en votre nom avec l'outil) ne sont disponibles que si WonTrail les a ouverts pour votre organisation — fonction fermée par défaut, ouverte au cas par cas (sinon, gardez votre logiciel de facturation ; l'export comptable CSV l'alimente) ; WonTrail n'est pas une plateforme agréée de facturation électronique ; les paiements de vos clients particuliers ne sont pas enregistrés dans WonTrail (sauf franchise en base) ; le paiement en ligne est fermé ; aucun e-mail automatique n'est envoyé à vos clients (seuls partent le devis, le code d'acceptation, la confirmation et l'accusé de rétractation d'un particulier, la facture que vous envoyez, et vos avis internes).
B. Tutoriel vendeur : une affaire, du prospect au paiement
Pour un Commercial ou un Manager.
- Le prospect arrive (formulaire, simulateur, panier de devis) : ouvrez sa fiche → section Business : sa demande (produits, quantités, prix indicatifs, mensualités), ses simulations.
- Créer le devis : Créer le devis depuis cette demande (tout est repris) ou Créer un devis.
- Choisir l'offre : achat comptant, location longue durée (LLD) ou « achat ou LLD, au choix du client ».
- Compléter : client (l'e-mail destinataire est obligatoire), lignes (ajout depuis le catalogue), remise, remarques. Enregistrer le brouillon, relire l'Aperçu.
- Envoyer au client : le numéro est attribué, la version figée, un lien personnel part par e-mail. Besoin de changer ? Créer une nouvelle version.
- Suivre : « Consulté » quand le client l'ouvre ; une tâche de relance apparaît si une règle le prévoit.
- Le client accepte : vous recevez un e-mail ; le devis passe Accepté, le prospect Gagné — non payé. Pour une LLD : saisissez le montant financé quand le financeur l'a confirmé.
- Encaisser : Enregistrer un paiement à chaque somme reçue (acompte, échéance, solde). Le reste dû et l'échéancier se mettent à jour ; le chiffre d'affaires compte à ce moment-là.
- Ne saisissez pas une vente à la main pour un devis accepté : ses paiements sont déjà des ventes.
- Facturer (Manager, Admin ou Propriétaire, si les factures sont ouvertes) : section Factures du devis → facture complète, ou facture d'acompte puis facture de solde → Envoyer au client depuis la facture. Une correction passe par un avoir (total ou partiel, motif obligatoire).
- Client particulier : choisissez « Particulier », remplissez les Conditions pour un particulier, envoyez ; après l'acceptation, saisissez la date de livraison d'un bien ; en cas de rétractation (statut Rétracté), remboursez sous 14 jours. Ses paiements ne sont pas enregistrés dans WonTrail.
B bis. Guide utilisateur : ce que voit chaque rôle
| Rôle | Ce qu'il voit | Ce qu'il fait |
|---|---|---|
| Propriétaire | tout | tout, dont l'identité du vendeur, la conformité, les réglages des factures, la marque, les simulateurs, les membres, l'anonymisation d'un prospect ; lecture des factures après le retrait du module |
| Admin | tout | comme le Propriétaire pour tout le module Business |
| Manager | tous les prospects, devis, paiements, factures | devis, paiements, remboursements, échéanciers, factures et avoirs, automatisations, export comptable ; pas les réglages du vendeur |
| Commercial | ses prospects et leurs devis, paiements et factures (lecture) | devis, paiements et conditions « particulier » de ses prospects ; ni facture ni avoir, ni export, ni réglages |
Les règles sont appliquées par la base de données elle-même. Un écran ou un bouton absent signifie que votre rôle ne le permet pas, ou que la fonction n'est pas ouverte pour votre organisation.
C. FAQ
Le client doit-il créer un compte ? Non. Il ouvre un lien personnel et reçoit un code à 6 chiffres par e-mail pour accepter ou refuser le devis.
Est-ce une signature électronique ? C'est une acceptation électronique simple avec preuve conservée (version, offre choisie, texte affiché, code, horodatage), pas une signature qualifiée ⚠️.
Je me suis trompé dans un devis envoyé. Créer une nouvelle version, corriger, renvoyer : l'ancien lien affiche « Une version plus récente de ce devis vous a été envoyée ».
Le client dit ne pas avoir reçu l'e-mail. Vérifiez l'adresse, faites-lui regarder ses indésirables, puis Renvoyer au client (nouveau lien). Si l'envoi échoue, le lien s'affiche une fois pour être transmis autrement.
Achat ou LLD : pourquoi deux totaux ? Ce sont deux offres alternatives ; elles ne s'additionnent pas. Le client en choisit une en acceptant.
En LLD, qu'est-ce qui compte comme chiffre d'affaires ? Seul le règlement du montant financé par l'organisme (moyen « Financement »). La mensualité × durée n'est jamais comptée.
WonTrail encaisse-t-il pour moi ? Non. Il enregistre les paiements que vous recevez.
Un paiement enregistré par erreur ? Rembourser (même partiellement) : le chiffre d'affaires diminue d'autant, avec une trace.
Puis-je annuler un devis ? Oui, tant qu'aucun paiement n'est encaissé (ni en attente) et qu'aucune facture n'est en cours : une facture doit d'abord être entièrement annulée par des avoirs. Un contrat dont le particulier s'est rétracté ne s'annule pas.
Mes commerciaux voient-ils tout ? Non : un Commercial ne voit que les prospects qui lui sont attribués. Quand un membre quitte l'organisation, ses prospects et tâches ouvertes sont désattribués ; réattribuez-les.
Un prospect demande l'effacement de ses données. Propriétaire ou Admin : fiche du prospect → Anonymiser ce lead. Ses liens de devis sont désactivés ; les devis déjà envoyés et la preuve d'acceptation sont conservés ⚠️.
Est-ce WonTrail qui émet mes factures ? Non : c'est vous qui émettez vos factures et avoirs, en votre nom, avec l'outil WonTrail, si les factures ont été ouvertes pour votre organisation (fonction fermée par défaut, ouverte au cas par cas sur décision de WonTrail). Les mentions sont préparées d'après un audit interne ⚠️ (pas une validation juridique) et vous restez responsable de vos factures. Sinon, vos factures restent émises avec votre logiciel ou par votre comptable. Ne présentez jamais un devis comme une facture.
WonTrail est-il une plateforme agréée de facturation électronique ? Non. Une intégration est envisagée ; d'ici là, voyez avec votre expert-comptable la solution à retenir pour l'obligation de facturation électronique.
Puis-je facturer un client hors de France ? Le devis, oui (pays et n° de TVA du client) ; la facture n'est pas prise en charge dans WonTrail (autoliquidation, exportation, ventes à distance) : facturez ce client avec votre logiciel habituel.
Un particulier se rétracte : que se passe-t-il ? Le devis passe Rétracté, vous êtes prévenu, il reçoit un accusé de réception par e-mail (à l'adresse figurant sur le devis). Remboursez tous les paiements reçus sous 14 jours ; pour un bien, vous pouvez différer le remboursement jusqu'à la récupération du bien ou la preuve de son expédition, la première de ces dates étant retenue (C. conso L221-24) ; si une facture a été émise, émettez un avoir.
Pourquoi ne puis-je pas enregistrer le paiement d'un particulier ? Un logiciel qui enregistre les règlements de particuliers est considéré par l'administration fiscale comme un système de caisse (CGI art. 286 I 3° bis, BOFiP) ; WonTrail n'en est pas un. Suivez l'encaissement dans votre logiciel de caisse (exception : vendeur en franchise en base de TVA).
Comment transmettre mes chiffres au comptable ? Business → vue d'ensemble → Export comptable (CSV) : paiements reçus, remboursements (datés du remboursement), devis acceptés ou ventes, sur la période voulue ; le fichier s'ouvre dans Excel. Si les factures sont ouvertes, le contenu « Factures et avoirs émis » donne une ligne par document et par taux de TVA.
Pourquoi mes chiffres de ventes ont-ils baissé dans le reporting ? Les paiements d'un même devis (acompte, échéances, solde) comptent maintenant pour une vente, y compris sur les écrans Liens et Partenaires. Le chiffre d'affaires, lui, ne change pas.
Pourquoi mon CA du mois est-il négatif ? Un remboursement compte à sa date. Si, sur la période affichée, vous avez surtout remboursé des paiements reçus avant cette période, le CA de la période peut être négatif.
D. Dépannage
Voir 09 § 10 et 10 § 12. Cas les plus fréquents : identité du vendeur incomplète (envoi bloqué), mensualité manquante sur une offre LLD, offre non choisie par le client, code erroné ou expiré, lien remplacé par un envoi plus récent, conformité incomplète pour un particulier. Messages des factures : 12 § 3.