Transformer vos formulaires en leads

Pour : la personne qui administre le site WordPress. Version décrite : extension WonTrail 1.4.4. Prérequis : l'extension est installée et « Connecté » (Installer WonTrail sur un site WordPress).

WonTrail distingue deux choses :

Un formulaire qui produit un « Formulaire envoyé » mais pas de lead n'est donc pas forcément en panne : il n'est peut-être simplement pas pris en charge.

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1. Ce qui est transmis, et ce qui ne l'est jamais

Seules quatre valeurs peuvent partir vers WonTrail : prénom, nom, adresse e-mail, téléphone.

Ne partent jamais : le message, les autres champs (société, ville, nom d'une offre, prix…), les pièces jointes.

Exception, module Business : pour un formulaire que vous déclarez comme simulateur ou demande de devis, l'extension transmet en plus les seuls champs que vous avez désignés (réponses et résultats du simulateur, panier, champs du projet) et, pour une demande de devis, le message saisi — jamais une pièce jointe. Voir Module Business.

Pensez à l'indiquer dans votre politique de confidentialité : les coordonnées saisies dans vos formulaires sont transmises à WonTrail.

Même personne, même lead. Si quelqu'un revient avec la même adresse e-mail (ou, à défaut, le même téléphone), WonTrail met à jour la fiche existante au lieu d'en créer une seconde. Ne soyez donc pas surpris, lors de vos tests, de retrouver toujours le même lead à votre nom.

Avec ou sans clé serveur, un nouvel envoi venu d'un autre navigateur ne fait que compléter les champs vides de la fiche existante : un tiers qui saisirait l'e-mail d'un de vos prospects ne peut ni changer son nom, ni son téléphone, ni son partenaire. Seul le même navigateur que celui qui a créé la fiche la met à jour entièrement. Vous pouvez toujours corriger une fiche à la main dans WonTrail.

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2. Les formulaires pris en charge automatiquement

L'extension crée un lead, sans aucun réglage, pour les formulaires de ces quatre extensions, au moment où elles confirment que l'envoi a réussi :

Seule condition : dans Réglages → WonTrail, la case Formulaires (« Créer un lead dans WonTrail à chaque formulaire envoyé ») doit être cochée.

Les champs sont reconnus d'après leur type (champ e-mail, champ nom de WPForms ou de Gravity Forms) ou leur nom : « email », « téléphone », « tel », « mobile », « Prénom », « Nom »… Un champ « nom complet » est découpé au premier espace.

Exemples :

• avec Contact Form 7, un champ unique « your-name » rempli « Camille Martin » donne le prénom Camille et le nom Martin ; des champs « prenom » et « nom » séparés sont repris tels quels ;
• avec WPForms, le champ Nom (prénom + nom) est repris. WPForms Lite n'a pas de champ de type téléphone : un téléphone saisi dans un champ texte intitulé « Téléphone » (ou « Phone ») est tout de même repris ;
• Gravity Forms et Elementor Pro sont pris en charge par l'extension de la même façon. Si un envoi fait avec l'un d'eux n'arrive pas dans Leads, écrivez-nous à support@wontrail.fr en précisant l'extension de formulaire et sa version.

Exclure un formulaire : ajoutez l'attribut data-wontrail-ignore="true" à sa balise <form>. Il ne produit alors ni événement ni lead. (Demandez-le à votre développeur si besoin.)

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3. Les formulaires personnalisés (codés dans le thème)

Beaucoup de thèmes ont leur propre formulaire de contact, de rappel ou de devis, écrit à la main. Aucune des quatre extensions ci-dessus n'est en jeu : ces formulaires ne produisent pas de lead tant que vous ne les avez pas déclarés.

Depuis la version 1.3.0, vous pouvez les déclarer vous-même, sans modifier le thème, dans Réglages → Formulaires WonTrail.

Ce qui est compatible, et ce qui ne l'est pas

WonTrail ne capture pas tous les formulaires. Un formulaire personnalisé est compatible seulement s'il :

1. envoie ses données à admin-ajax.php (le mécanisme AJAX standard de WordPress) ;
2. répond par un succès au format JSON quand l'envoi a réussi.

Ne sont pas pris en charge : les formulaires qui envoient vers admin-post.php, vers une route REST, ou vers une adresse propre au thème, ni les formulaires d'autres extensions que les quatre citées.

Vous ne savez pas comment fonctionne votre formulaire ? C'est justement ce que la découverte et l'essai de correspondance vont vous dire. Si le doute persiste, votre développeur le sait.

Rien n'est associé automatiquement. WonTrail ne devine jamais quel champ contient quoi. Un champ que vous ne nommez pas n'est jamais lu. C'est volontaire : un thème réel envoie par exemple un champ offer_name qui contient le nom d'une offre, pas celui d'une personne. Deviner aurait envoyé la mauvaise valeur sans que personne ne s'en aperçoive.

Étape A — Trouver le nom de l'action (si vous ne le connaissez pas)

Chaque formulaire AJAX envoie un champ action, par exemple envoyer_rappel. Si vous ne le connaissez pas :

1. Dans Formulaires WonTrail, section Découverte, cliquez sur Allumer la découverte pour sept jours.
2. Envoyez vos formulaires vous-même (ou laissez vos visiteurs le faire), puis revenez sur l'écran.
3. La découverte liste les actions AJAX reçues par votre site et le nom de leurs champs, jamais ce que les gens saisissent. Chaque ligne porte un verdict : À vérifier, Peu probable : aucun champ ne ressemble à une coordonnée, ou Vu une seule fois : renvoyez le formulaire, au moins une minute plus tard, pour le confirmer. Une action que vous avez déjà déclarée est marquée Déjà déclaré.

Ce sont des candidats à vérifier, pas des formulaires compatibles. WonTrail voit un nom d'action et des noms de champs ; il ne sait pas distinguer un formulaire de contact du reste de ce que fait votre site.

La découverte ne modifie ni vos formulaires ni leurs réponses. Elle s'éteint seule au bout de sept jours. Éteindre la découverte et Supprimer les observations sont disponibles à tout moment.

Étape B — Déclarer le formulaire

Cliquez sur Le déclarer à côté d'un candidat, ou remplissez Déclarer un formulaire :

Risque de l'option « Envoyer quand même » : un envoi que votre formulaire a refusé (une tentative de spam, par exemple) peut alors devenir un lead dans WonTrail. Pour le limiter, le prospect n'est envoyé que si le formulaire répond une erreur JSON explicite ("success": false), jamais sur une page HTML ou une réponse vide, et au plus 3 fois par heure depuis une même adresse IP. Une demande de devis n'est jamais envoyée dans ce cas ; une simulation, si.

Si la découverte a observé ce formulaire, l'écran pré-remplit les correspondances sûres et affiche, à côté des champs, les suggestions incertaines (« un « nom » seul : nom complet, ou nom de famille ? », « ce nom peut désigner autre chose qu'une personne », « plusieurs champs pourraient convenir »). Vérifiez chaque ligne : ce sont des hypothèses.

Cliquez sur Déclarer. Le formulaire apparaît dans Formulaires déclarés, état Inactif.

Jusqu'à 20 formulaires peuvent être déclarés.

Étape C — L'essai de correspondance

L'essai montre ce que WonTrail lirait, sans rien envoyer.

1. Dans Formulaires déclarés, cliquez sur Tester la correspondance. Message : « Essai armé ».
2. Restez connecté à WordPress avec ce même compte administrateur, dans le même navigateur, et envoyez vous-même le formulaire sur votre site, normalement.
3. Revenez sur Formulaires WonTrail et rechargez la page. Le Résultat de l'essai indique, champ par champ :
   • trouvé, avec la forme du contenu : « une adresse e-mail, 23 caractères », « plusieurs mots »… — jamais la valeur ;
   • ou absent.

Les cas possibles :

Pendant l'essai :

• seule votre soumission d'administrateur est capturée. Celle d'un visiteur suit son cours normal ;
• rien n'est envoyé à WonTrail et aucune valeur n'est conservée ;
• un essai ne sert qu'une fois, et expire au bout d'une heure.

Étape D — Activer

Cliquez sur Activer dans la ligne du formulaire. L'état passe à Actif.

Sans essai réussi, l'activation vous le signale : « Le formulaire est enregistré mais reste inactif : lancez d'abord l'essai de correspondance ». Activer quand même reste possible, à vos risques.

À partir de là, chaque envoi réussi de ce formulaire crée (ou met à jour) un lead dans WonTrail. Un envoi en échec ne produit rien, sauf si l'option « Envoyer quand même le prospect… » est cochée. La réponse que voit votre visiteur n'est jamais modifiée, et un WonTrail lent ou injoignable ne peut ni retarder ni casser l'envoi du formulaire.

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4. Vérifier qu'un lead arrive réellement

Pour n'importe quel formulaire (standard ou personnalisé) :

1. Ouvrez votre site dans un onglet ordinaire (en mode consentement, acceptez la mesure d'audience si vous voulez voir le parcours rattaché).
2. Envoyez le formulaire avec vos propres coordonnées. Pour un formulaire personnalisé : il doit être Actif, et aucun essai ne doit être armé (sinon votre envoi serait pris pour l'essai).
3. Dans WonTrail, menu Leads : le lead apparaît en tête de liste, statut Nouveau.
4. Ouvrez la fiche : la Timeline du prospect montre le parcours du visiteur qui a précédé l'envoi.

Dans WordPress, Réglages → WonTrail indique aussi « Dernier lead transmis à WonTrail le … », ou le message d'erreur du dernier envoi raté.

Sans consentement du visiteur (mode consentement activé, visiteur qui a refusé ou pas répondu), le lead est tout de même transmis, parce que la personne a envoyé le formulaire volontairement. Il arrive sans parcours de visite et sans partenaire : même si le visiteur est venu par un lien partenaire, l'identifiant du partenaire n'est conservé et transmis qu'après son consentement (extension 1.4.4, voir Liens partenaires et consentement).

Ensuite : retirez vos leads de test. Sur la fiche du lead, le Propriétaire ou un Administrateur clique sur Anonymiser ce lead : prénom, nom, e-mail, téléphone, notes et relances sont effacés définitivement ; les ventes et l'attribution restent comptées.

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5. En résumé