Module Business — suite : CRM, catalogue, marque, échéancier, analytics, automatisations, factures

Module vendu séparément de l'abonnement WonTrail et activé par notre équipe, sur demande (contact@wontrail.com). ⚠️ = texte provisoire, non validé juridiquement : vous restez responsable de vos devis, contrats et factures.

Complète Module Business : simulations, demandes de devis, devis (achat ou LLD) et paiements (activation, rôles, identité du vendeur, devis, acceptation, paiements). Tout ce qui suit n'apparaît que si le module Business est activé pour votre organisation.

1. Activation du module ✅

L'activation est faite par WonTrail pour votre organisation (back-office, avec une origine — par exemple « Bêta / essai » — et un motif conservés dans un historique). Elle peut avoir une date de fin : à cette date, les écrans Business se ferment, sans effacer vos données ; un bandeau prévient le Propriétaire et les Administrateurs dans les écrans Business 30 jours avant la fin de votre accès Business (« Votre accès au module Business se termine le … »), et WonTrail est prévenu dans son back-office (aucun e-mail ne vous est envoyé). Aucun prix n'est lié à cette activation dans l'application. Les factures et avoirs sont une fonction distincte, fermée par défaut et ouverte au cas par cas, sur décision de WonTrail. Après le retrait du module, tant que votre compte existe, le Propriétaire et les Admins gardent l'accès en lecture seule à leurs devis envoyés (lien « Voir mes devis envoyés » dans les Paramètres, archive des devis) et à leurs factures et avoirs (lien « Voir mes factures et avoirs ») : factures et avoirs restent consultables et exportables en lecture seule par le Propriétaire et les Administrateurs, même si la fonction factures ou le module est ensuite retiré ; exportez-les régulièrement. L'export comptable reste possible en lecture seule (Propriétaire, Admin) après la fin du module. Vos clients particuliers gardent l'accès à leur devis accepté. À la clôture de votre compte, les données sont supprimées selon les conditions générales : exportez vos factures et avoirs avant.

2. Identité légale du vendeur : votre identité et vos valeurs par défaut ✅

Accès : page Business → bouton « Identité légale du vendeur » (Propriétaire ou Admin). L'écran est découpé en sections :

• Identité légale : raison sociale, nom commercial, forme, capital, immatriculation, TVA.
• Coordonnées et expéditeur.
• Devis : valeurs par défaut : préfixe, validité, TVA par défaut (en %), conditions de paiement, mentions.
• Location longue durée (LLD) : durée par défaut (1 à 120 mois), conditions reprises sur chaque nouveau devis LLD.
• Marque : couleur principale au format #RRGGBB.
• Conformité : clients et documents : lien de vos conditions générales de vente (https), médiateur de la consommation (nom et site, https), régime de TVA (TVA normale, franchise en base, TVA sur les débits), nature de vos opérations (biens, services, les deux), taille de l'entreprise (PME ou micro-entreprise ; grande entreprise ou ETI). Exigés pour un devis à un particulier (CGV, médiateur) et pour facturer (régime, nature).
• Factures (seulement si elles sont ouvertes) : préfixes des factures et des avoirs (FA et AV par défaut, verrouillés dès le premier document), échéance par défaut (60 jours au plus), pénalités de retard, escompte.
• Marque des devis : logo (§ 3).
• Affichage des simulateurs : libellé, format, mise en avant ou masquage des réponses et résultats reçus de vos simulateurs (présentation seulement, rien n'est recalculé).

Les champs marqués « Non validé juridiquement » sont disponibles, mais leur caractère obligatoire ou leur format n'ont pas été validés juridiquement. WonTrail n'ajoute aucune mention à votre place.

3. Marque des devis : logo et couleur ✅

• Logo : PNG, JPEG ou WebP, 256 Ko au plus. Le SVG est refusé. Vous pouvez le remplacer ou le retirer.
• Couleur : elle n'est utilisée que si elle reste lisible sur fond blanc. Sinon, les couleurs WonTrail s'appliquent.
• Devis déjà envoyés : un devis envoyé garde la marque du jour de son envoi. Changer de logo ne modifie aucun devis existant.

4. Catalogue produits et services ✅

Business → Catalogue : nom, type (produit ou service), référence, unité, prix HT, TVA, mensualité LLD facultative, catégorie, ordre d'affichage, actif ou archivé. On y trouve aussi la recherche, le filtre par catégorie et une pagination par 50.

• Dans un devis : « Ajouter depuis le catalogue » recopie les valeurs de l'article. Modifier ou archiver l'article ensuite ne change aucun devis.
• Import CSV : deux étapes. « Vérifier le fichier » n'enregistre rien et liste les erreurs par numéro de ligne. « Importer ces articles » applique ensuite le même fichier, en tout ou rien : une seule ligne en erreur, et rien n'est importé.
• Colonnes reconnues (en français ou en anglais) : type, nom, référence, unité, prix HT, TVA, LLD / mois HT, catégorie, ordre, actif. Le séparateur peut être « ; » ou « , ».
• Mise à jour par référence : une référence déjà connue met l'article à jour, sans tenir compte de la casse. Une colonne absente du fichier, ou une cellule vide, conserve la valeur existante (y compris le type et la TVA).
• Nouvel article sans colonne « type » ni « TVA » : produit, TVA 20 %.

5. Suivi commercial sur la fiche prospect ✅

• Acquisition : première et dernière visite, page d'arrivée, site d'origine, source, support et campagne du premier et du dernier contact, formulaires envoyés. Ces informations sont lues dans les visites enregistrées et ne changent pas si vous modifiez le prospect.
• Étiquettes : choisies ou créées. La liste des prospects peut être filtrée par étiquette.
• Activités : appel, rendez-vous, e-mail (enregistré seulement, rien n'est envoyé) ou autre, avec date, durée et résultat.
• Frise complète : visites, historique, activités, tâches, rappels, simulations, demandes, devis, paiements, ventes. Du plus récent au plus ancien, sans doublon, avec un bouton « Plus ancien ».

La liste des prospects s'affiche par pages de 50.

6. Devis : impression, PDF et acceptation ✅

• « Imprimer / PDF » n'imprime que le document : ni menu, ni barre du haut. Choisissez « Enregistrer en PDF » dans votre navigateur.
• Bloc « Acceptation électronique » : le document indique « en attente » ou « accepté en ligne le … » avec l'offre retenue.
• Nature de l'acceptation : il s'agit d'une acceptation par code envoyé à l'adresse du destinataire, avec une preuve conservée (version, empreinte, horodatage). Ce n'est pas une signature électronique qualifiée ⚠️.

7. Échéancier des paiements ✅

Sur un devis accepté en achat, définissez l'acompte, les échéances et le solde : jusqu'à 8 lignes, avec une date et un montant TTC. La somme doit être exactement le montant dû.

Chaque paiement enregistré est imputé dans l'ordre des échéances. Chaque ligne affiche un état :

L'échéancier peut être remplacé, et chaque remplacement est journalisé. Aucun rappel n'est envoyé au client. Une offre LLD n'a pas d'échéancier comptant : le financement de l'organisme est distinct.

8. Analytics : du canal d'acquisition au chiffre d'affaires ✅

Business → Vue d'ensemble, tableau « Du canal d'acquisition au chiffre d'affaires ». Vous pouvez regrouper par canal, support, campagne, page d'arrivée ou site.

Ce qui est affiché :

• visiteurs, prospects et taux visiteurs → prospects ;
• demandes, simulations, devis envoyés, consultés et acceptés, taux prospects → acceptés ;
• signé HT, LLD signée HT par mois (à part), encaissé HT et prospects convertis.

Modèle de calcul : premier contact.

• Les visiteurs sont ceux dont la première visite a eu lieu dans la période.
• Les prospects sont ceux créés dans la période, rattachés à leur toute première visite.
• La suite est comptée sur ces prospects.
• L'encaissé est compté une fois par paiement, remboursements exclus. La LLD n'est jamais additionnée.

Un commercial ne voit que ses prospects, sans le nombre de visiteurs.

9. Automatisations ✅

Business → Automatisations : une règle associe un événement, un délai en jours et une action.

• Exemple : « Devis envoyé, toujours sans réponse » + 3 jours → « Créer une tâche : Relancer le devis ».
• Événements : nouveau prospect, statut changé (avec un filtre facultatif « seulement si le statut devient… »), devis envoyé ou consulté sans réponse, devis accepté, devis expiré, paiement reçu, échéance en retard, tâche terminée.
• Actions : tâche, rappel, étiquette, activité, changement de statut. Les actions e-mail et webhook sont fermées : elles ne sont plus proposées et une règle de ce type créée auparavant n'est jamais exécutée.
• Une seule fois : une règle n'agit qu'une fois par prospect, devis, paiement ou échéance.
• Pas de boucle : un changement de statut fait par une automatisation ne déclenche aucune autre règle de statut.
• Exécution : les règles actives s'exécutent automatiquement toutes les heures.
• Pas de rattrapage : une règle nouvelle ou réactivée agit sur les événements survenus après sa création ou sa réactivation, et sur les situations en cours (devis encore sans réponse, échéances en retard). Elle ne crée pas une tâche pour chaque ancien prospect. De même, après une interruption de plus de 36 h (module retiré puis rouvert, abonnement suspendu, exécution arrêtée), une règle repart de la reprise : elle ne rattrape pas la période.
• Attribution : la tâche ou le rappel va au commercial du prospect ; s'il a quitté l'organisation, la tâche reste non attribuée et le rappel va au créateur de la règle.
• Rien n'est envoyé à vos clients : seules les actions internes s'exécutent.

10. Factures et avoirs et export comptable

Factures et avoirs : c'est vous qui émettez, en votre nom, avec l'outil WonTrail, vos factures (complète, d'acompte, de solde) et vos avoirs (total ou partiel) depuis un devis accepté en achat ; WonTrail ne les émet pas à votre place. La fonction est fermée par défaut et ouverte au cas par cas, sur décision de WonTrail ; tant qu'elle ne l'est pas, rien n'apparaît et vos factures restent émises avec votre logiciel de facturation ou par votre comptable. Vous choisissez la langue de la facture à l'émission (français par défaut) ; un avoir reprend la langue de sa facture. Détail : Module Business : clients particuliers, factures et avoirs. Mentions préparées d'après un audit interne des textes ⚠️ : ce n'est pas une validation juridique, vous restez responsable de vos factures. WonTrail n'est pas une plateforme agréée de facturation électronique : une intégration est envisagée ; d'ici là, voyez avec votre expert-comptable la solution à retenir pour l'obligation de facturation électronique. Ne présentez jamais un devis comme une facture.

Export comptable ✅ (Business → vue d'ensemble, en bas ; Propriétaire, Admin, Manager) : choisissez le contenu, une période facultative (dates incluses, heure de Paris), puis Télécharger le CSV.

Le fichier s'ouvre directement dans Excel (séparateur « ; », virgule décimale en français). La période porte sur la date d'encaissement (paiements), la date du remboursement (remboursements), la date d'acceptation (devis), la date de vente (ventes) ou la date d'émission (factures et avoirs). Un remboursement apparaît donc deux fois : dans « Paiements reçus », le total remboursé à ce jour (date de l'export) sur la ligne du paiement d'origine ; dans « Remboursements », une ligne datée du jour où vous l'avez enregistré. Pour une comptabilité mois par mois, prenez le montant des « Paiements reçus » du mois et retranchez les « Remboursements » du mois ; n'utilisez pas en plus les colonnes « à ce jour », sinon un remboursement serait déduit deux fois. Les colonnes « à ce jour » changent si vous réexportez une période plus tard. Une date « Du » postérieure à « Au » est refusée. Un export est plafonné à 50 000 lignes : au-delà, aucun fichier partiel n'est produit et WonTrail répond « Export trop volumineux : réduisez la période. » En LLD, les loyers sont payés à l'organisme de financement : WonTrail exporte la mensualité, la durée et le montant financé (« Devis acceptés ») et, s'il est enregistré, le règlement de l'organisme (moyen « Financement », « Paiements reçus »). Après le retrait du module, les exports restent disponibles en lecture seule pour le Propriétaire et les Administrateurs (paiements, remboursements, devis, ventes, et factures et avoirs déjà émis).

11. Paiement en ligne (fermé)

Le règlement d'un devis en ligne, sur votre compte de paiement, est préparé mais désactivé. Aucun bouton n'apparaît au client tant qu'il n'est pas ouvert. Son ouverture demande une décision de WonTrail et une validation juridique.

12. Dépannage